Zapier, un servicio Web para automatizar casi todo

En mi afán por contribuir a la mejora de la calidad del trabajo y al aprovechamiento más eficaz del tiempo (el mío y el de mis lectores), me vais a permitir que en esta ocasión os hable brevemente de esta excelente herramienta que se ha ganado mi respeto y de cuyo modelo de negocio soy un gran admirador. Descubrí Zapier hace ya un par de años, escuchando un podcast sobre marketing online de Joan Boluda. En pocas palabras, Zapier es un servicio Web que nos permite automatizar tareas y flujos de trabajo, permitiendo la conexión entre aplicaciones Web de las que usamos diariamente o con cierta frecuencia. Zapier tiene conexión con más de 1000 aplicaciones diferentes como Gmail, Slack, Twitter, Trello, etc.

Su funcionamiento básico es sencillo, puedes verlo en la guía “Getting Started With Zapier”. Primero seleccionamos la aplicación origen que queremos conectar, luego definimos el evento que lanzará la acción (trigger) y después definimos la acción o acciones que queremos que Zapier realice por nosostros y definimos sobre que aplicación o aplicaciones se llevarán a cabo.

Veamos un sencillo ejemplo: Supongamos que queremos que se añada una nueva línea en una hoja de cálculo de Google Sheets cada vez que recibimos un correo electrónico en Gmail que cumple unas determinadas condiciones (por ejemplo que el asunto contenga la palabra “presupuesto”). Lo único que tendremos que hacer es crear esa tarea o “zap”:

-Seleccionamos la aplicación origen -> Gmail

-Definimos el trigger -> “Recibir un nuevo correo que cumpla con el filtro establecido (que en el asunto tenga el término “presupuesto”)

-Seleccionamos la aplicación destino -> Google Sheets

-Especificamos la acción-> Crear una nueva línea en una hoja concreta

Le damos un nombre al zap, lo activamos y ya está listo para funcionar. Ya tenemos una tarea que Zapier hará por nosotros.

En la Web de Zapier hay gran cantidad de documentación y vídeos sobre cómo crear zaps. También hay gran cantidad de zaps ya desarrollados para utilizar. Aquí os integro un vídeo de presentación:

Verdaderamente se trata de una herramienta que puede ayudar de manera muy importante a optimizar nuestra productividad y hacer por nosotros muchos trabajos tediosos y repetitivos. En cuanto a los costes, Zapier tiene varios planes, desde un plan gratis a un plan para equipos. El plan gratis está bien para empezar y practicar un poco pero está un poco limitado,  solo 5 zaps y 100 tareas al mes en total. En el momento de escribir este post estos los planes principales:

Es importante notar que el límite en cada plan no sólo está en el número de Zaps que se pueden crear, sino que también están limitadas el número de tareas (que es el número de veces que se mueve un dato o se ejecuta una acción).

Por supuesto, yo no soy un experto en Zapier ni siquiera un usuario avanzado, pero quería compartiros esta herramienta. Espero que os resulte de utilidad.

Hasta pronto!

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