Revisa cómo haces las tareas, terminarás ahorrando tiempo.

Yo he sido siempre una persona bastante desordenada, de hecho, aún lo soy un poco. Aunque gracias principalmente a mi mujer, me voy haciendo más ordenado cada día y practico eso de “no lo dejes para luego, ¡hazlo ahora!”, también en lo de ordenar. Al igual que con el orden, con las tareas y trabajos me ocurría algo parecido, hace unos años yo no era nada proactivo con este tema. Hacía lo que fuera necesario hacer, resolvía el problema o terminaba la tarea, pero no me cuestionaba si habría algún modo de mejorar su ejecución la próxima vez o de hacerlo de un modo más productivo, ganando calidad y tiempo.
Desde hace algún tiempo, cada vez que abordo un trabajo o una tarea, siempre intento analizar si el modo en que la desarrollo es el más adecuado. Veo si se puede mejorar de alguna manera. Obviamente no siempre se consigue y, muchas veces, las tareas son tan pequeñas que no tiene sentido tratar de “refactorizarlas”. Pido disculpas a los profanos en programación por usar este término: refactorización. Les pondré un ejemplo que me contó hace años un compañero de la empresa en la que yo trabajaba entonces, este compañero se dedicaba a la optimización de procesos y la historia viene a ser algo así:

“Había una vez una empresa de marketing una de cuyas tareas principales era el envío masivo de correo en campañas publicitarias. Realizaban estas campañas para muchas empresas y tenían un departamento que se dedicaba únicamente al ensobrado de las cartas. Venían haciéndolo muchísimo tiempo y todos los operarios/as tenían ya una destreza única en el arte de meter papeles en los sobres y cerrarlos. Realizaban su tarea de un modo muy eficiente, o eso les parecía a ellos. Un día contrataron a una persona cuyo cometido sería mejorar la productividad de todos los departamentos, creo que se llamaba técnico de organización y procesos.

Pues bien, cuando este profesional estudió el proceso de ensobrado se dio cuenta de algo que para todo el mundo pasaba desapercibido. En pocas palabras lo que vio es que la posición en la mesa de las bandejas con los sobres y los papeles podía desplazarse de lugar. De este modo los movimientos de los brazos de los operarios serían más cortos que antes, minimizando tiempo y esfuerzo. Con esto se consiguió una mejora de más de un 10% en la duración del proceso, es decir si antes tardaban 10 segundos por sobre, ahora solo tardaban 8 segundos, sin cambiar su modo de trabajar y haciendo, si cabe, menos esfuerzo”

Esta historia me vino a la mente el otro día, con un cliente. Entre las muchas tareas que hacían en su empresa estaba la de contabilizar las facturas que les llegaban en formato pdf de diferentes proveedores. Lo que hacían era abrir factura por factura e ir anotando en una hoja Excel los datos (número de factura, base imposible, IVA, etc.) y luego ese Excel se procesaba con una herramienta que yo les había desarrollado y se generaban los apuntes contables. Pero claro, el proceso se puede optimizar mucho más.

Efectivamente, como muchos de vosotros habréis imaginado, había que automatizar la captura de los datos de los pdf (no vamos a inventar la pólvora a estas alturas), además hay ya muchos sistemas que lo hacen, pero el caso es que no se hacía. Existen en el mercado herramientas que hacen esta tarea de extraer datos de un pdf, algunas francamente buenas, como PDFelement. Pero yo he preferido, como reto, abordar un desarrollo propio en el que poder definir diferentes plantillas de extracción de datos, y realizar la extracción de datos en un solo proceso para todos los tipos de facturas, previamente definidos claro.

En este momento me encuentro en el desarrollo de un producto mínimo viable, en cuanto lo tenga disponible os daré más información. Pero, entre tanto, si alguien tiene algún interés no dude en contactarme.

Este es sólo un ejemplo de lo mencionado en el título de este post, sí revisamos nuestro trabajo rutinario, seguro que encontramos mejoras que podemos aplicar o usar herramientas que nos ayuden a mejorarlo la próxima vez que haya que hacerlo.
Bueno amigos, con esto terminamos esta entrada de hoy, espero que algo de lo que os he contado os haya resultado de utilidad.

¡Hasta pronto!

3 Comentarios en “Revisa cómo haces las tareas, terminarás ahorrando tiempo.
  1. Me ha gustado mucho la opinión. Muy buena. Lo que no me a gustado mucho es la foto para comenzar a leer la opinión.

  2. Agustín García García dice:

    Gracias por la opinión, quizá no era muy descriptiva, seguro que esta imagen de ahora está mejor.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

*